香港公司秘书服务

本页导览

• 服务包含什么
• 法例要求与资格
• 全年合规时间表
• 周年申报表 NAR1
• 周年成员大会
• 重要控权人登记册
• 法定纪录册
• 变更申报限期
• 股份转让与印花税
• 注册办事处地址
• 新查册安排
• 收费表
• 适合哪类公司
• 流程与文件
• 常见问题

服务包含什么

• 担任法定公司秘书，并提供公司注册地址（一年港币 $500）
• 呈报周年申报表 NAR1，并提前提醒 42 日限期
• 备存及更新重要控权人登记册（SCR）并委任指定代表
• 维护全套法定纪录册：成员、董事、公司秘书、押记登记册
• 拟备周年成员大会及董事会会议纪录、书面决议
• 任免董事或秘书、更改董事／股东／秘书资料
• 公司转让股份、分发股份、增加注册股本
• 更改公司名称、业务性质、注册办事处地址
• 商业登记证续期提醒及办理
• 由无限公司转为有限公司的架构过渡
• 公司除名、注销及清盘支援
• 代收政府部门、税务局及法院文件并即时通知

年审之后接著就是做账与审计，可一并交由同一团队：中小企做账服务、审计安排、报税服务。

法例要求：边间公司要委任秘书

必须委任一名公司秘书

根据《公司条例》第 474 条，每间在香港注册成立的公司均须委任一名公司秘书。只有有限公司有此要求；独资及合伙（无限公司）只需办理商业登记，毋须委任法定秘书。

一人公司的关键限制

第 475(2) 条明确禁止只有一名董事的私人公司，由该唯一董事兼任公司秘书；第 475(3) 条进一步规定，该公司的秘书亦不可是一个以该董事为唯一董事的法人团体。换言之，一人有限公司必须另行委任其他合资格人士或机构担任秘书，没有豁免空间。

秘书的资格

公司秘书如属个人，须通常居于香港；如属法人团体，须在香港设有注册办事处或营业地点。此外，以业务形式为他人提供公司秘书等公司服务的机构，须按《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（第 615 章）持有信托或公司服务提供者（TCSP）牌照，并须对客户进行客户尽职审查。

注册办事处

公司必须在香港设有注册办事处，作为送达法律文件的地址，并须在公司登记册上登记。地址必须是可实际送达的处所，不可只用邮政信箱。

公司秘书全年做啲乜

完整年度时序可对照2026 财税日历。

周年申报表 NAR1

限期：成立周年日后 42 日

私人公司须于公司成立周年日后 42 日内，向公司注册处交付 NAR1，申报董事、公司秘书、股东、股本、注册办事处地址等最新资料。

逾期罚款梯级

除较高注册费外，公司及每名责任人（包括董事及公司秘书）均可被检控。长期不交 NAR1，公司注册处亦可能主动将公司从登记册剔除，届时银行户口会被冻结，恢复注册需要向法院申请，成本远高于准时交表。

我们的收费：服务费 $395 ＋ 政府费 $105 ＝ 合共 $500。

周年成员大会与书面决议

私人公司一般须在其会计参照期完结后 9 个月内举行周年成员大会，向股东提交经审计的财务报表及董事报告。实务上，中小企多数采用两种简化做法：一是单一成员公司可获豁免举行周年大会；二是全体成员以书面决议一致议决豁免举行。

采用豁免安排并不代表可以不做文件——经审计财务报表仍须在法定期限内送交每名成员，相关书面决议亦须妥为记录并存入决议纪录簿。我们会按年为客户拟备整套文件。

另须留意，《公司条例》已容许公司在章程细则许可下举行混合模式或虚拟股东大会，让身处境外的股东可遥距参与，对海外股东架构特别实用；如章程未有相关条文，可透过修订章程加入。

重要控权人登记册（SCR）

什么是 SCR

自 2018 年 3 月 1 日起，所有在香港成立的公司（上市公司除外）均须备存《重要控权人登记册》，识别并记录对公司有重大控制权的人士或法律实体，以提高企业实益拥有权的透明度。

谁是重要控权人

一般包括：直接或间接持有公司超过 25% 已发行股份或表决权的人；有权委任或罢免董事会过半数董事的人；以及对公司行使或有权行使重大影响力或控制的人。多层股权架构须逐层「穿透」计算，并非只看直接股东。

指定代表

公司须委任至少一名指定代表，作为执法人员索取 SCR 的联络人。指定代表须为公司的股东、董事或雇员（并须是通常居于香港的自然人），或是会计专业人士、法律专业人士或持牌 TCSP。执法人员可要求在合理时间内出示登记册。

存放地点与罚则

SCR 须存放于注册办事处，或已以表格 NR2 通知处长的其他香港地点。未有遵从备存规定，公司及其每名责任人可各被处第 4 级罚款（HK$25,000）；如属持续失责，另每日各罚 HK$700。若明知而提供虚假或具误导性资料，刑责更重。

我们代办重要控权人登记册合共 $150，并会在股权变动时同步更新。

公司要备存哪些法定纪录册

上述纪录须存放于注册办事处，或已以表格 NR2 通知处长的指定地点，并按规定供指定人士查阅。实务上最常见的问题是：公司搬过几次办公室，旧秘书公司走咗，全套簿册唔见晒——重新制作既费时亦可能影响审计及银行尽职审查。

各项变更的申报限期

*表格及限期以公司注册处及税务局最新公布为准。留意公司注册处与商业登记署是两个不同部门，更改地址往往两边都要申报，只做一边是常见疏漏。

股份转让与印花税

非上市公司股份转让需要：拟备转让文书（Instrument of Transfer）及买卖单据（Bought Note／Sold Note）、董事会批准决议、最新经审计财务报表或管理帐（供税务局评估资产净值）、更新成员登记册及注销／发出股票。

印花税方面：按代价或资产净值（以较高者为准）计算从价印花税，买卖双方各 0.1%、合共 0.2%，另每份转让文书定额 HK$5。文件须及时送交税务局印花税署加盖印花，逾期会被罚款。集团内部转让在符合条件下可申请豁免。

股权变动同时会触发 SCR 更新，以及下一份 NAR1 的申报内容，三者必须一致。我们代办股份转让每位 $300，印花税另计。

注册办事处地址服务

注册办事处是公司在法律上的「正式地址」——公司注册处、税务局、法院及银行的文件都会寄到这里。使用我们的地址（一年 $500）有三个实际好处：

• 不会漏收政府信件——收到即通知，避免因搬迁或无人收信而错过限期或传票
• 保障私隐——毋须把住宅地址放在可供公众查阅的公司登记册上
• 形象稳定——搬办公室毋须每次更改注册地址、通知银行及客户

要留意：注册地址与业务地址是两回事，商业登记证上的业务地址须反映实际经营地点；若两者不同，变更时须分别向公司注册处及商业登记署申报。

董事及秘书资料保障：新查册安排

公司注册处已分阶段实施「新查册安排」，保障董事及公司秘书的个人资料：

• 第二阶段（2022 年 10 月 24 日起）——公司登记册中董事索引所载的通常住址及完整身分识别号码（「受保护资料」），改以通讯地址及部分身分识别号码供公众查阅；此阶段后登记的文件所载受保护资料，不再提供予公众查阅。「指明人士」可向处方申请取览。
• 第三阶段（2023 年 12 月 27 日起）——资料当事人可根据《公司条例》第 49(1) 条申请，将已登记文件内的通常住址或完整身分识别号码不提供予公众查阅，改以通讯地址及部分身分识别号码代替。不提供通常住址的申请，只可由公司的董事、备任董事或公司秘书（或前任者）提出。

如果你系身处境外的董事，或者唔想住址被公开查册，可以透过我们一并办理申请及提供通讯地址。

收费表

*收费只供参考，实际以公司规模、文件完整度及当年政府费用为准，并以书面报价单为准（见使用条款）。公司注销的政府费 $690 包括税务局表格 IR1263 费用 $270 及公司注册处表格 NDR1 费用 $420，两者均不获退回。欢迎致电 3687-1127 免费报价，或参考收费表及一站式套餐。

适合哪类公司

所有香港私人有限公司均须维持公司秘书及香港注册地址。以下情况我们处理得最多：

• 一人有限公司——法例禁止唯一董事兼任秘书，必须外聘
• 海外或内地董事——需要本地地址代收政府文件并即时通知
• 无内部法务的中小企——不想自己记 42 日、15 日、9 个月几条死线
• 贸易及网店公司——没有固定办公室，需要稳定的注册地址
• 已逾期或簿册遗失——需要补交 NAR1、重建法定纪录册
• 准备股权变动或引入投资者——涉及股份转让、印花税及 SCR 更新

办理流程与所需文件

1. 核对公司现况及成立周年日，查核有否逾期纪录
2. 准备 NAR1、会议纪录及 SCR 更新，交董事复核签署
3. 于 42 日内递交公司注册处并取得回执
4. 存档法定簿册，并提前提醒下一年度限期及 BR 续期

所需文件：公司注册证书、商业登记证、公司章程细则、上年度周年申报表、董事及股东身份证或护照副本、最新住址证明、现有法定纪录册（如有）、股票簿及公司印章。

若由其他秘书公司转来，我们会协助索取及核对全套文件，并就缺漏部分提出重建方案。相关背景可先看公司秘书服务全解。

常见问题

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