公司秘书服务全解

成立香港有限公司 — 睇完文章可直接了解代办服务与收费。

「公司秘书」呢个职位，系香港创业者最容易误解嘅一环。好多人一听到「秘书」二字，就以为系请个文员处理日常杂务，甚至觉得可有可无。但事实上，喺香港，委任公司秘书系《公司条例》强制嘅法定要求，冇咗佢，公司根本无法合法运作，更可能招致刑事罚则。

呢篇文章，会为你全面拆解香港公司秘书服务:佢嘅法定责任、资格要求、最核心嘅周年申报表(NAR1)时限与费用、重要控制人登记册(SCR)，以及收费明细。我哋亦会分享坊间少见嘅独有观点，例如「公司秘书系合规舵手」与「沉默成本」，助你认清呢个职位嘅真正价值。宏浩商业服务提供专业公司秘书服务。

一、公司秘书到底系咩?

先破除最大嘅误解:公司秘书,唔系「私人秘书」或「文员」,而系一个由法例规定嘅法定职位。

法定强制要求

根据香港《公司条例》(第622章)第474条,每一间喺香港注册嘅有限公司,都必须委任至少一名公司秘书。呢个并非选择,而系强制责任。委任公司秘书嘅目的,系确保公司有效履行法定义务、维持良好嘅公司管治。

唔委任嘅后果

后果相当严重:根据《公司条例》,若公司未有委任公司秘书,公司及其每名负责人均可能属犯罪,可被处以第6级罚款;若属持续犯罪,更可每日被进一步罚款。换言之,「无公司秘书」本身就系违法。

独有观点:公司秘书系公司嘅「合规舵手」

一个能扭转认知嘅比喻:如果话董事系公司嘅「船长」(负责决策方向),咁公司秘书就系「合规舵手」————负责确保整艘船喺法规嘅航道上安全行驶。佢唔做决策,但确保公司每一个动作(申报、会议、登记)都符合《公司条例》。冇咗呢个舵手,船长再叻,公司都好容易喺合规嘅暗礁上搁浅。呢个角色,远远超越「文员」二字。

二、公司秘书嘅资格要求

公司秘书唔系边个都做得,法例对佢嘅资格有明确要求。

资格规定

• 个人担任:须年满18岁,并经常居住于香港(即香港居民)。
• 法团担任:须为喺香港注册嘅法人团体,或喺香港有营业地点嘅公司。
• 专业知识:须熟悉《公司条例》及相关监管要求,以胜任法定职责。

以上资格要求,确保公司秘书有能力处理本地嘅合规事务并及时应对政府部门。

董事可以兼任公司秘书吗?

一个常见问题:独资(只有一名董事)嘅私人公司,该唯一董事唔可以同时兼任公司秘书。换言之,单一董事公司必须另行委任一名公司秘书。呢个规定,正正体现咗公司秘书作为「独立合规把关者」嘅角色定位。

独有观点:用「法团秘书」比「个人秘书」更稳阵

一个实务建议:对中小企而言,委任专业「法团公司秘书」(即持牌秘书公司),往往比揾一个「个人」做秘书更稳阵。原因有三:一,专业公司有团队与系统,唔会因个人放假、移民或失联而断层;二,专业公司熟悉最新法规,持续更新;三,责任由公司承担,更有保障。将呢个法定职位交畀专业团队,系风险最低嘅选择。

三、公司秘书嘅法定责任

公司秘书嘅职责繁多,核心围绕「确保公司持续合规」。以下系主要范畴。

主要法定职责

• 周年申报:每年向公司注册处递交周年申报表(NAR1)。
• 维护法定登记册:备存及更新董事、股东、重要控制人等登记册。
• 会议与决议:安排会议、拟备会议记录与决议。
• 申报资料变动:董事、股东、地址、章程等变动,须及时向注册处申报。
• 维持注册地址:确保公司有有效嘅香港注册地址。
• 协助合规沟通:作为公司与公司注册处之间嘅沟通桥梁。

重要控制人登记册(SCR)

自2018年3月1日起,所有香港注册公司(上市公司除外)都必须备存「重要控制人登记册」(SCR),以提升实益拥有权透明度,符合国际反洗钱标准。凡直接或间接持有公司25%以上股份或表决权、或有权委任过半数董事、或对公司有重大控制权嘅人,均须列入。资料有变,一般须喺7日内更新。维护SCR,正是公司秘书嘅重要职责之一。

独有观点:公司秘书嘅责任系「沉默」嘅————做得好你唔觉,出事先知重要

一个深刻嘅观察:公司秘书嘅工作,本质上系「沉默」嘅。佢做得好嘅时候,你几乎察觉唔到佢嘅存在————一切申报准时、登记册齐全、合规顺畅,风平浪静。正因如此,好多老板会低估佢嘅价值,觉得「好似冇做啲咩」。但一旦疏忽————漏咗周年申报、SCR唔齐、资料未更新————罚款同法律风险就会即刻浮现。公司秘书嘅价值,正正在于佢默默防范咗你睇唔到嘅风险。

四、核心职责:周年申报表(NAR1)

喺公司秘书嘅所有职责中,周年申报表(NAR1)系最高频、最有硬期限、亦最唔容得迟嘅一项。

NAR1系咩?几时交?

NAR1系每间香港有限公司每年都必须向公司注册处递交嘅核心法定文件,用以申报公司嘅最新资料(董事、股东、注册地址、股本等)。私人公司须喺成立为法团之日嘅最近周年日后42日内递交。

NAR1费用与逾期罚则

递交时间	每年登记费
周年日后42日内(准时)	HK$105
逾期超过42日但不超过3个月	HK$870
逾期超过3个月但不超过6个月	HK$1,740
逾期超过6个月但不超过9个月	HK$2,610
逾期超过9个月	HK$3,480

准时递交每年仅HK$105，逾期则阶梯式飙升，最高达HK$3,480，且公司注册处处长无权豁免，实际以注册处公布为准。

独有观点:HK$105 vs HK$3,480————准时嘅「33倍代价」

一个极具警示性嘅对比:NAR1准时交只需HK$105,但若拖到逾期超过9个月,费用飙升至HK$3,480————足足系准时嘅33倍!更关键嘅系,呢个逾期费「处长无权豁免」,即系无论你有几多理由,都要硬食。呢个悬殊嘅对比,正正说明咗委托专业公司秘书「准时跟进」嘅价值:佢悭返嘅,可能就系𠮶33倍嘅冤枉钱同无谓风险。

五、自己做定委托专业公司秘书?

符合资格嘅香港居民,理论上可以自己做公司秘书,但对大部分中小企而言,委托专业团队更为稳妥。

比较	自己／亲友兼任	委托专业公司秘书
专业知识	须自行钻研《公司条例》	团队熟悉最新法规
期限跟进	易忘记NAR1等硬期限	专人系统化提醒跟进
连续性	个人放假、移民即断层	团队运作,稳定持续
出错风险	较高,易招罚则	较低,专业把关

单一董事公司必须另委秘书,加上NAR1「准时HK$105、逾期最高HK$3,480」嘅悬殊代价,委托专业公司秘书服务往往系最划算嘅安排。

公司秘书服务收费明细

公司秘书服务嘅收费,一般以年费形式计算,常见涵盖以下项目。

• 担任法定公司秘书:出任公司嘅法定秘书职位。
• 周年申报表(NAR1)准备与递交:每年代为填报及递交(政府登记费另计)。
• 维护法定登记册:备存及更新董事、股东、SCR等登记册。
• 资料变动申报:协助申报董事、股东、地址等变动。
• 注册地址服务:如需要,提供香港注册地址(常为附加选项)。

实际收费按服务范围而定。留意政府收费(如NAR1每年HK$105、SCR维护等)通常与服务费分开计算。建议拣选收费透明、一口清晰、无隐藏附加费嘅服务商。

独有观点:平价秘书嘅「隐藏条款」要睇清

一个拣秘书嘅实务提醒:坊间有啲超平价公司秘书年费,但要小心当中嘅「隐藏条款」————例如基本费只包担任秘书,但每次资料变动、每份文件、甚至NAR1代递交都要额外收费,累加落嚟随时贵过一口价。拣秘书时,务必问清楚:边啲服务已包?边啲要另收?年度总成本实际系几多?透明,先系专业嘅体现。

拣公司秘书嘅要点

公司秘书关乎公司合规命脉,拣选时可留意以下要点:

• 专业资格:确认对方熟悉《公司条例》,有处理本地合规嘅经验。
• 连续稳定:优先选团队运作嘅法团秘书,避免个人断层风险。
• 收费透明:服务范围与年度总成本清晰,无隐藏附加费。
• 主动提醒:会系统化提醒NAR1等硬期限,而非靠你自己记。
• 一站式衔接:能否同会计、审计、报税等服务顺畅衔接。

一个能将公司秘书同会计、审计、报税一并处理嘅团队,能令你嘅全年合规更省心。

常见问题 FAQ

专业公司秘书,合规航道稳阵前行

公司秘书唔系文员,而系《公司条例》强制要求嘅法定职位,更系公司嘅「合规舵手」。由周年申报表(NAR1)、重要控制人登记册(SCR)到法定登记册维护,佢默默防范你睇唔到嘅风险。记住:NAR1准时交只需HK$105,逾期最高达33倍嘅HK$3,480,委托专业准时跟进,本身就系最划算嘅保障。

宏浩商业服务提供专业公司秘书服务,收费透明、团队稳定、主动提醒所有硬期限,并能与会计做账、审计安排、报税一站式衔接。啱啱成立公司?亦可参考开公司后须知,由第一日就安排好公司秘书。

需要可靠嘅公司秘书服务?欢迎联络我们:致电 3687-1127、WhatsApp / WeChat 9700-6312,我哋嘅专业团队会为你提供免费咨询及准确报价。

延伸阅读